Plusieurs semaines après le début de la crise liée au coronavirus, quelles missions prioritaires affecter à l’encadrement de proximité ? Éclairages et recommandations sur quatre registres d’action qui reviennent en priorité aux managers.
Préserver la santé des collaborateurs, organiser le travail, soutenir et réguler la charge au quotidien et préparer la phase de reprise sont 4 registres d’action prioritaires pour les manageurs en temps de crise. Des missions qui nécessitent qu’ils soient eux-mêmes accompagnés et soutenus… . Des missions prioritaires qui nécessitent qu’ils soient eux-mêmes accompagnés et soutenus par leur direction.
1. Préserver la santé de ses collaborateurs
Responsable devant la loi de la santé et de la sécurité des salariés dans son entreprise, l’employeur est le garant de la politique de prévention et de sa mise en œuvre. En situation de crise sanitaire, un plan de continuité d’activité (PCA) doit permettre d’anticiper les perturbations et les mesures à mettre en place en faisant le lien avec la politique de prévention. Le manageur est un levier essentiel pour élaborer, ajuster et mettre en œuvre le PCA et la démarche de prévention au plus près de la réalité de terrain.
En pratique, que faire côté manageur ?
Mettre à disposition de l’équipe des outils et moyens de protection pour prévenir les risques de contamination du coronavirus
Rappeler aux salariés les mesures de prévention du risque de contamination, s’assurer avec eux qu’elles sont applicables et appliquées (si besoin ajuster l’organisation du travail : par exemple, réorganiser les changements de postes pour permettre le nettoyage régulier des équipements de travail)
En complément de la prévention du risque sanitaire, repérer les risques, notamment psycho-sociaux, liés au travail en mode dégradé : isolement, surcharge, surinvestissement, fatigue, manque de maîtrise des outils…
Faire remonter à la direction les retours de terrain qui permettent d’adapter le PCA et le plan de prévention
Qu’est-ce que cela implique, côté direction ?
Mettre à disposition des équipes les protections nécessaires à l’activité à tous
Associer les manageurs aux mises au jour du PCA ainsi qu’à l’évaluation des nouveaux risques liés au travail en mode dégradé et à la définition de plan d’action adaptés
Laisser des marges de manœuvre aux manageurs afin d’ajuster l’organisation générale à la réalité du terrain dans un objectif de prévention
Organiser régulièrement des temps de communication avec les manageurs et leur apporter une information continue sur d’éventuelles mesures émanant des autorités de santé, prestataires, fournisseurs, clients ou direction générale de l’entreprise
Pour aller plus loin : Fiches conseils par secteur et par métier créées par le ministère du Travail
2. Organiser le travail de l’équipe
Au quotidien, le manageur assure l’organisation du travail de son équipe. Un rôle qui le conduit en situation de crise à redimensionner régulièrement l’activité, et à prioriser les productions et services à rendre – en fonction du personnel réellement disponible et des objectifs fixés par la direction.
En pratique, que faire côté manageur ?
En lien avec la direction, les fonctions supports (RH, prévention, informatique) et les équipes concernées, réévaluer régulièrement quels sont les métiers et services indispensables au bon fonctionnement de l’activité en présentiel
En s’appuyant sur les retours d’expérience des premières semaines, refaire le point sur les activités qui peuvent être réalisées en télétravail, et s’assurer que les conditions techniques, organisationnelles et humaines soient réunies pour ce faire. Prendre également en compte les retours d’expérience des premières semaines de confinement pour améliorer les modalités de télétravail
Accueillir les nouveaux salariés arrivés en renfort par des modalités adaptées : organiser des briefing (à distance si besoin), mettre à disposition des moyens nécessaires à la prise de poste, organiser la formation en situation de travail, accompagner et suivre la prise de fonction des nouveaux dans la durée
Être à l’écoute de ce qui se passe sur le terrain pour réajuster l’organisation du travail, saisir les propositions des salariés et soutenir l’engagement collectif
Qu’est-ce que cela implique, côté direction ?
Laisser des marges de manœuvre aux manageurs afin qu’ils puissent dimensionner l’activité en fonction des moyens réellement disponibles
Être à l’écoute des difficultés éventuelles que les manageurs rencontrent dans ce travail d’organisation, et apporter des réponses à leurs besoins
Mobiliser les fonctions supports (RH, prévention, informatique) pour qu’elles soient en mesure, y compris à distance, d’apporter le soutien et les ressources nécessaires
3. Soutenir et réguler la charge de travail
Soutenir les équipes pour qu’elles puissent réaliser leur travail constitue classiquement le cœur de l’activité de l’encadrement de proximité. Cela passe par des activités de communication, d’apport de ressources, d’ajustement mais aussi de reconnaissance du travail effectuées par les salariés. Ces dimensions se révèlent plus cruciales encore en situation de crise, quand le besoin de soutien aux équipes est accru pour faire aux modes d’organisations dégradés.
En pratique, que faire côté manager ?
Clarifier les objectifs, les livrables, la qualité du travail attendue pour chacun
Réguler la charge de travail de l’équipe en agissant sur la programmation de l’activité et en ajustant les priorités aux contraintes du moment
Mettre en place des modalités d’échanges avec l’équipe adaptées à la situation : réunions courtes et régulières, collectives ou individuelles, chaque fois que possible à distance via des moyens de communication spécifiques (visio, messagerie instantanée,…)
Être à l’écoute des collaborateurs, leur apporter un soutien psychologique, organisationnel et managérial, veiller au surinvestissement
Soutenir les coopérations dans les équipes : préserver des temps collectifs y compris à distance, instaurer du binômage, prévoir des temps d’échange de pratiques, des retours d’expérience
Repérer les situations sources de tensions, identifier les personnes en difficulté (maladie, angoisse, problème de conciliation de temps,…) afin de prendre les mesures nécessaires en coordination avec le service RH et les services de santé au travail
Accorder du temps au feedback et reconnaître le travail réalisé (remerciements, nouvelles missions, gratification…)
Qu’est-ce que cela implique côté direction ?
Redéfinir ce qui est attendu des encadrants, reconsidérer les exigences de reporting habituelles afin qu’ils disposent de temps pour le management de leurs équipes
Soutenir et outiller les manageurs pour les aider à animer des temps d’échange avec leurs collaborateurs
Donner suite aux questions et propositions émanant du terrain
Être à l’écoute des difficultés éventuelles rencontrées par les manageurs en matière de soutien et de régulation de la charge, et apporter des réponses à leurs besoins
En savoir plus sur le sujet :
Covid-19 : télétravail, management à distance et régulation de la charge
Covid-19 et management à distance : objectifs, coopérations et feedback
4. Préparer la phase de reprise d’activité
Pour les entreprises qui poursuivent leurs activités sur les lieux habituels en mode dégradé, comme pour celles qui ont dû mettre l’ensemble de leurs collaborateurs en télétravail ou bien recourir au chômage partiel, la question de la sortie de crise et du retour à la normale se pose. Au-delà de la gestion de la situation actuelle, l’enjeu, pour les manageurs, consiste aussi à anticiper et à préparer la reprise de l’activité.
En pratique, que faire côté manageur ?
Informer, le plus en amont possible, les équipes sur les conditions et modalités de reprise d’activité envisagée : organisation du travail, horaires, mesures de prévention, etc.
S’appuyer sur les retours d’expériences des équipes qui ont maintenu leur activité afin d’optimiser le fonctionnement collectif
Faire un état des lieux, en lien avec les services RH, des ressources disponibles et des éventuels besoins de renforts de personnel
Poursuivre les aménagements permettant l’application des mesures de prévention du risque sanitaire le temps nécessaire
Qu’est-ce que cela implique, côté direction ?
Maintenir la mobilisation autour de la prévention du risque de contamination
Élaborer avec les différentes parties prenantes (manageurs, fonctions supports, clients, partenaires, autorités sanitaires, CSE…) un plan prévisionnel de reprise d’activité et le communiquer en interne
Être à l’écoute des difficultés éventuelles rencontrées par les manageurs dans le travail d’anticipation de la reprise et apporter des réponses à leurs besoins
Suivre, en lien avec le CSE, les conditions de reprise d’activité et mettre en œuvre les ajustements nécessaires
Mobiliser les fonctions supports (RH, prévention, informatique) pour qu’elles puissent anticiper le soutien et les ressources nécessaires à la reprise d’activité
À lire : Covid-19 : comment favoriser la continuité du dialogue social ?
