Manager à distance en période de crise 3/4

14 mai 2020    Actualités

Depuis la mi-mars, le contexte de pandémie et de confinement a amené un nombre important de salariés à télétravailler depuis leur domicile dans des conditions inédites : un télétravail à 100%, non préparé et mis en place dans l’urgence.

Malgré le déconfinement, un nombre important de salariés restera en télétravail plusieurs semaines encore (voire de façon pérenne et régulière par la suite). Les entreprises doivent accompagner au mieux les managers et leurs équipes à faire face à cette situation en tenant compte des conditions de travail et des nécessités de l’activité.

Cette nouvelle organisation impacte fortement

le contenu du travail

les activités réalisables compte tenu des contraintes liées au télétravail et à l’activité partielle

la répartition et la régulation de la charge de travail : « qui fait quoi » compte tenu des moyens disponibles, des contraintes et des ressources

le management du travail : pilotage et continuité de l’activité, soutien auprès des salariés, …

…Alors que les télétravailleurs connaissent un isolement important dû à la pandémie et que les managers ne sont pas toujours préparés ou formés au management à distance, ni toujours soutenus eux-mêmes dans leurs activités.

 

Pour parer à cette situation, faire uniquement évoluer les pratiques des managers ne suffit pas. Il faut construire une organisation managériale plus globale, avec des outils et des moyens dédiés, chacun ayant un rôle à jouer, afin de permettre aux managers de se recentrer sur leurs activités primordiales. Personnels, encadrants, directions et représentants du personnel, sont en effet 4 leviers mobilisables afin de permettre de répondre aux enjeux de conditions de travail et de performance en période de confinement.

Le travail à distance qui se prolonge, l’isolement physique sans possibilité de se retrouver, ou de façon contrainte, la forte charge émotionnelle liée au contexte de pandémie et d’incertitude économique, sont des éléments particulièrement différenciateurs, qui posent des questions et nécessitent des points de vigilance spécifiques.

L’Aract Normandie et l’Aract Pays de la Loire se sont accordées pour réunir en 4 articles et infographies, les points essentiels d’un management à distance en période de crise :

Partie 1 : Repenser le fonctionnement collectif

Partie 2 : Soutenir les équipes et réguler le travail

Partie 3 : Adapter et ajuster avec des remontées régulières

Partie 4 : S’appuyer sur le dialogue social pour préparer demain

Manager à distance en période de crise

Découvrez ci-dessous la partie 3 

 

Adapter et ajuster avec des remontées régulières

Toute réorganisation, et particulièrement dans un contexte de mise en place rapide sans avoir au préalable expérimenté de management à distance, nécessite des ajustements progressifs. C’est donc un système apprenant à mettre en place.

Infographie Manager à distance en période de crise

 

Que faire pour …

Mettre en place un système apprenant de management à distance, tant pour les managers eux-mêmes que pour les salariés 

 

  • Organiser tout au long du confinement des temps de remontées / d’échanges réguliers plus courts mais plus fréquents :

animés par les managers avec les équipes

individuellement ET collectivement pour recueillir les problèmes

faire des bilans d’étape

instaurer un climat favorable : écoute active, respect, non-jugement

vérifier la diffusion de l’information : en tant qu’émetteur d’information, il ne suffit pas de « seulement » diffuser mais il faut s’assurer que le récepteur l’a reçue et comprise

 

  • Mettre en place un collectif Direction / RH / Représentants du personnel élargi à des managers pour suivre dans la durée les actions mises en œuvre et les remontées des managers sur les besoins des collaborateurs et les besoins de l’activité.

Point important : Un circuit décisionnel agile et souple est nécessaire pour être réactif et mettre en place les ajustements organisationnels nécessaires !

 

  • Repenser et adapter la stratégie de communication : prévoir des temps d’information très réguliers à différents niveaux (entreprise, équipe, individuel), et plus qu’à l’accoutumée pour que l’ensemble des équipes ait connaissance des changements susceptibles d’impacter leur travail et l’activité de l’entreprise, se sentent impliqués et soutenus

Point important : la bonne information au bon niveau et au bon format, en veillant à ne pas générer d’infobésité » ou de sur-sollicitation des équipes !

Et il y a fort à parier que ce type de fonctionnement : processus décisionnels agiles et communication renforcée auront tout intérêt à perdurer (selon une forme adaptée) dans l’organisation pérenne et future de l’entreprise

 

  • Alimenter un plan d’actions pour faire face à la situation en continu :

revoir la répartition de charge sur un projet

apporter un soutien spécifique aux salariés en difficulté ou souffrance psychique

adapter les plages de disponibilités pour ceux qui en ont besoin

 

  • Prévoir des temps d’échanges entre managers afin :

qu’ils puissent faire part de leurs difficultés

de partager des bonnes pratiques

de trouver des soutiens dans l’organisation et la coopération

 

  • FOCUS sur les modalités d’animation pour les managers : De manière générale, être attentif à la tonalité des échanges et à la manière de s’exprimer :

les possibilités de régulation informelle qui existent dans les situations de travail classiques sont plus limitées lors du travail à distance généralisé

aux incompréhensions ou malentendus peuvent nuire à la qualité du travail et des relations collectives.

faire des feedback en appliquant les principes de la Communication Non Violente : «  j’observe…, je ressens…, j’ai besoin…, je demande… » et reconnaître le travail réalisé et fourni.

animer ou faire animer des séances d’échanges sur le travail permet de parler de son travail POUR agir dessus. Cela nécessite posture, méthodes, étapes et outils (à disposition en ligne). Cela s’apprend !