Covid19 – Confinement : comment garder le lien à distance

2 avril 2020    Actualités

Dans cette période si particulière où toutes les entreprises doivent rapidement réorganiser leurs activités et s’adapter à de nouvelles façons de travailler, il est encore plus important de cultiver le lien des salariés entre eux et avec leurs managers. Trois entreprises : Martin Technologies, Cerfrance Mayenne-Sarthe et ICEDAP, ont confié à l’Aract Pays de la Loire les actions qu’elles ont mises en œuvre pour maintenir leur activité et le dialogue avec leurs équipes.

 

Quelle nouvelle organisation pour ces entreprises sur cette période ?

Martin technologies, fabricant de plaques et étiquettes pour les domaines de l’industrie et du luxe, et de claviers à membrane, a choisi de recentrer son activité sur les demandes en lien avec le secteur de la santé : « nous avons sur site une équipe d’une douzaine de collaborateurs, ils produisent des claviers pour des respirateurs artificiels. Ils finissent aujourd’hui une commande de 1500 claviers, avec probablement des nouveaux besoins à venir ». Le reste de l’équipe est aujourd’hui en chômage partiel.

ICEDAP est le spécialiste des solutions de formations digitales. Cerfrance Mayenne-Sarthe est une entreprise associative qui propose ses services de conseil en comptabilité, gestion, fiscalité, droits, social, patrimoine à plus 8300 entreprises de tous secteurs d’activités installées sur le territoire de la Mayenne et de la Sarthe. Aujourd’hui, ces entreprises ont toutes les deux pu réorganiser leur activité en plaçant l’ensemble de leur personnel en télétravail.

 

Des entreprises réactives

Chacune de ces trois entreprises a pu réagir rapidement dans un contexte tendu et complexe. Quels ont été leurs atouts ?

Cerfrance avait déjà expérimenté le format de télétravail à petite échelle suite à un accord signé en janvier 2019 mais ce n’était pas à une telle ampleur. Mickaël Trideau, animateur Qualité et RSE, explique que « le service informatique a fait un gros travail pour permettre le télétravail à 100% du personnel. Il a étendu l’accès au logiciel de visio conférence à ces 480 collaborateurs pour qu’ils puissent communiquer entre eux et avec les adhérents. Notre service informatique nous a communiqué les bonnes pratiques autour du télétravail que ce soit en termes d’organisation personnelle (avoir des horaires fixes de travail, s’isoler, bien s’installer…) mais également sur l’utilisation des outils à distance » ajoute-t-il. Les salariés sont très sollicités par les clients qui ont de nombreuses questions en lien avec l’impact du COVID-19 sur leur activité (chômage partiel, congés, …). L’entreprise a mis en place très rapidement un site internet avec toutes les ressources nécessaires aux collaborateurs comme les décrets pour que les collaborateurs soient en mesure de répondre à ces sollicitations.

ICEDAP, consciente de la transition nécessaire vers de nouvelles façons de travailler, avait formé toute l’équipe au télétravail en amont. Cette formation permet à toute l’équipe de travailler efficacement avec la mise en place de bonnes pratiques aussi bien professionnelles que personnelle : maintien du collectif à distance, espace de travail, temps de travail, comment aménager ses temps et se protéger soi-même… « Nous avions également accéléré notre transition informatique et mis en place les outils de télétravail. Cela fonctionne très bien », explique Renaud Lemaire, codirigeant. L’entreprise a arrêté la livraison d’éditions papier pour se recentrer sur le site internet avec des messages d’information à destination des clients et des solutions numériques à prix avantageux. Les postes initialement non vus comme “télétravaillables” comme l’accueil ont été aménagés. Ainsi les salariées gérant l’accueil et le standard se sont vues attribuées des projets en attente pour alimenter leur activité. L’entreprise a réalisé que finalement tout était réalisable à distance.

Martin Technologies est organisée selon 3 mini-usines autonomes, chacune avec un type de produits fabriqués. Ainsi lorsqu’il a fallu maintenir une continuité sur la fabrication de claviers à membranes, l’équipe dédiée à cette fabrication s’est mise en ordre de marche et les autres mini-usines ont pu cesser l’activité pour mettre en protection les salariés concernés.

 

Le point commun de ces 3 entreprises ? Elles avaient toutes initié un changement organisationnel, convaincues que de nouvelles façons de travailler étaient nécessaires pour plus de performance économique et sociale. Ces entreprises ont toutes misé sur une approche participative des nouvelles formes de travail plaçant le dialogue et la concertation au centre de leurs pratiques.

 

Comment garder le lien à distance ?

Avec ces nouvelles organisations mises en place, comment maintenir le dialogue à distance ? Pour chacune de ces entreprises, l’enjeu est de garder ce lien nécessaire à la vie de leur entreprise. Comment organisent-elles les échanges entre les personnes travaillant à distance ou en chômage partiel ? Qu’ont-elles mis en place pour limiter l’isolement, maintenir un sentiment d’appartenance à l’entreprise malgré, pour certains, un arrêt forcé des activités ?

Pour maintenir le lien à distance, ICEDAP réalise sa réunion hebdomadaire “test and learn” à distance avec ses 11 salariés par visio. Cette réunion moins focalisée sur les projets qu’à l’habitude permet de partager ce qu’il se vit et de s’assurer que tout le monde va bien. « Aujourd’hui, tout le monde semble bien le vivre » dit Renaud Lemaire. L’inquiétude est pour les semaines à venir, pour des personnes qui vivraient moins bien le confinement. Dans ce cas des échanges individuels se mettront en place avec les dirigeants qui sont très vigilants à l’état psychologiques de leurs salariés. Cependant, Renaud Lemaire explique que « le management à distance est plus complexe, on sent moins bien les choses qu’en direct ». Les salariés entre eux échangent sur les projets spécifiques via visio et continuent à alimenter le planning partagé. L’entreprise utilise Slack, une plateforme de communication collaborative (chat et autre) pour les échanges en fil continu sur les projets.

Chez Martin Technologies, les échanges avec les salariés en chômage partiel se fait quotidiennement par WhatsApp avec 2 groupes dédiés : un pour partager des infos sur la situation, un pour partager des moments de vie. Les salariés qui n’avaient pas de smartphone ont les informations relayées par SMS ou par échanges sur téléphone fixe. Stéphane Cazoulat, co-animateur de l’évolution culturelle et organisationnelle, dit à ce propos : « c’est assez intéressant à suivre, c’est un condensé de comportements, parfois légers,  parfois plus graves, parfois pudiques, parfois extravertis,  parfois moralisateurs, parfois modérateurs, … ça crée des tensions, des fous rires, de la fierté envers nos collègues qui bossent, du partage, de la découverte de nouveaux talents (musicaux, yogi, reiki, …), , des confidences, … La vie quoi ! Ce lien social est important, il nous permet, au-delà d’informer en temps réel nos collaborateurs, de prendre la température quotidienne de “l’entité” ». Il n’y a pas de règles sur la fréquence des échanges mais il pourrait y avoir un réajustement par itérations si nécessaire.

L’entreprise a aussi mis en place une visioconférence le le mardi et le jeudi avec les managers pour faire un point de situation et elle maintient le lien avec ses clients. Les discussions avec ces derniers n’ont pas vocation à parler business mais plus de prendre des nouvelles, de garder un lien, d’échanger des infos et ouvrir sur des futurs possibles autres que les commandes. Pour garder une autre forme de lien entre les salariés, l’entreprise pense également à proposer des créneaux en visio : « vient qui veut, pour partager sur comment on se sent, comment on vit la situation, avec peut-être un moment dédié aux questions diverses », explique Stéphane Cazoulat.

Chez Cerfrance, les responsables échangent très régulièrement avec les collaborateurs notamment sur la charge de travail qui a augmentée pour certains avec les questions des clients. Ils échangent également sur l’organisation du travail pour s’assurer que les collaborateurs ont ce dont ils ont besoin pour “produire” et sur leur ressenti individuel. À la demande de la Direction, Mickaël Trideau travaille également sur une enquête auprès du personnel pour connaître leur ressenti, leur vécu sur cette période de confinement. « L’objectif est d’avoir une mesure du ressenti dont est vécu le confinement par les collaborateurs et mettre en place les actions nécessaires pour améliorer les situations là où cela est nécessaire (matériel de bureau, réseau, communication interne, sentiment d’isolement…) voire partager les bonnes pratiques (groupes de discussion entre collègues…) ». Certaines équipes se sont organisées pour faire leur pause à 10h30 en visio pour maintenir le lien. D’autres se sont lancés un défi : « comment êtes-vous habillé aujourd’hui ? »

Les initiatives pilotées ou non par les directions, montrent l’importance de garder un collectif de travail même à distance. Des liens sont maintenus pour le travail : échanges manager/équipe ou collaborateurs entre eux. D’autres sont plus informels et permettent juste de se donner des nouvelles, de rire, de dédramatiser… bref, de nourrir notre socialisation car n’oublions pas que « l’homme est un animal social » disait Aristote.

 

Et après ?

Martin Technologies aborde avec les managers la question de la reprise même si aujourd’hui l’après semble encore loin.

Cerfrance s’appuiera sur cette expérience pour conforter la dématérialisation de ces documents et poursuivre le travail à distance entre collègues mais pourquoi pas avec ses clients.

ICEDAP qui n’avait pas encore mis en place le télétravail va repenser l’organisation du télétravail pour la suite (nombre de jours, jours fixes ou variables…). L’entreprise pourra se baser sur cette expérience pour ajuster au mieux son organisation. L’entreprise va également acquérir un outil complet pour le travail à distance permettant la gestion de projet et les échanges notamment avec les clients, le retro planning est en cours et une formation à distance est à l’étude.

 

Vous aussi vous souhaitez partager votre expérience et témoigner sur ce qu’il se vit dans votre entreprise ? Vous avez des questions ou des besoins ? N’hésitez pas à contacter l’Aract.